پلمپ دفاتر شرکت تازه تأسیس چگونه است؟

ضرورت پلمپ دفاتر برای شرکت‌های تازه‌تأسیس

پلمپ دفاتر شرکت تازه‌تأسیس از نخستین اقداماتی محسوب می‌شود که مدیران و مؤسسان شرکت پس از پایان فرآیند ثبت رسمی باید نسبت به انجام آن اقدام نمایند. این مرحله، چه شرکت عملاً فعال باشد و چه هنوز فعالیت اقتصادی خود را آغاز نکرده باشد، الزامی است و عدم انجام آن می‌تواند موجب بروز مشکلات قانونی و مالیاتی در آینده شود. بر اساس مقررات جاری، کلیه اشخاص حقوقی و بسیاری از صاحبان مشاغل حقیقی مکلف‌اند دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند. این دفاتر که به عنوان ابزارهای اصلی ثبت رویدادهای مالی شناخته می‌شوند، شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند.

دفتر روزنامه – همان‌طور که از نامش برمی‌آید – به‌منظور ثبت وقایع و عملیات مالی روزانه تاجر یا شرکت به کار می‌رود. در این دفتر باید تمامی تراکنش‌های مالی اعم از دریافت‌ها، پرداخت‌ها، بدهی‌ها، مطالبات، معاملات خرید و فروش، صادرات و واردات و حتی برداشت‌های شخصی صاحبان شرکت به‌صورت دقیق و روزانه ثبت شود.

دفتر کل، طبق ماده ۸ قانون تجارت، دفتری است که کلیه رویدادهای ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک مرتبه از آن استخراج شده و در قالب حساب‌های تفکیک‌شده در صفحات مجزا به صورت خلاصه درج شود. به‌بیان دیگر، در دفتر کل معاملات بر اساس نوع و موضوع طبقه‌بندی شده و اطلاعات در چارچوب حساب‌های مجزا نگهداری می‌شوند.

در این مقاله ضمن بررسی مفهوم پلمپ دفاتر، انواع دفاتر قانونی را معرفی خواهیم کرد و مدارک و مراحل لازم برای پلمپ دفاتر شرکت تازه‌تأسیس را به‌تفصیل بیان می‌نماییم.

بیشتر بخوانیم : هزینه ثبت شرکت در ایران سال ۱۴۰۴

آشنایی با انواع دفاتر قانونی

طبق ماده ۶ قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران، «هر تاجری به جز کسبه جزء مکلف است دفاتر قانونی زیر یا دفاتری را که وزارت دادگستری به موجب آیین‌نامه به‌عنوان جایگزین این دفاتر تعیین می‌کند، داشته باشد.» این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه هستند که هر یک نقش متفاوتی در ثبت و نگهداری اطلاعات مالی ایفا می‌کنند.

۱. دفتر روزنامه

بر اساس ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید تمامی عملیات مالی روزمره شامل بدهی‌ها، طلب‌ها، معاملات اوراق تجاری، خرید و فروش کالا و خدمات و هرگونه برداشت شخصی از وجوه شرکت را در آن ثبت کند. این دفتر مهم‌ترین منبع اطلاعات مالی شرکت است زیرا کلیه فعالیت‌های اقتصادی در آن ثبت شده و مبنای تهیه سایر دفاتر تجاری محسوب می‌شود.

برای اعتباربخشی به داده‌های ثبت‌شده، دفتر روزنامه باید روزانه و با رعایت ترتیب تاریخی تنظیم گردد. هرگونه تأخیر در ثبت اطلاعات این دفتر، موجب ایجاد اختلال در فرآیند ثبت دفتر کل، تهیه گزارش‌های مالی و حتی ایجاد وقفه در انجام تعهدات قانونی خواهد شد.

۲. دفتر کل

مطابق ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که اطلاعات دفتر روزنامه باید حداقل یک بار در هفته از آن استخراج و معاملات بر اساس نوع، موضوع یا طرف حساب در صفحات مشخص ثبت شود. تفاوت اصلی این دفتر با دفتر روزنامه در این است که دفتر کل اطلاعات را به‌صورت دسته‌بندی‌شده در قالب حساب‌های تفصیلی ارائه می‌دهد.

در دفتر کل هر شخص، شرکت یا موضوع دارای حساب مجزا است و صرفاً اطلاعات مرتبط با همان حساب در صفحه مخصوص ثبت می‌شود. این دفتر نقش کلیدی در آگاهی مدیران از وضعیت مالی شرکت ایفا می‌کند و به کمک آن می‌توان نسبت به وضعیت بدهکاری یا بستانکاری هر حساب اطلاع دقیقی به‌دست آورد.

۳. دفتر دارایی

ماده ۹ قانون تجارت دفتر دارایی را چنین تعریف می‌کند: «دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید سالانه صورت کاملی از کلیه دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و مطالبات سال مالی گذشته را در آن تنظیم و امضاء نماید.» مهلت انجام این کار حداکثر تا پانزدهم ماه نخست سال مالی جدید است.

دفتر دارایی در واقع منعکس‌کننده وضعیت کلی مالی شرکت در پایان سال است و شباهت زیادی به ترازنامه دارد. در این دفتر ستون دارایی‌ها و بدهی‌ها درج شده و مازاد هر یک نشان‌دهنده سود یا زیان شرکت است. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به‌جای دفتر دارایی، از ترازنامه به عنوان گزارش مالی سالانه استفاده می‌کنند.

۴. دفتر کپیه

ماده ۱۰ قانون تجارت، دفتر کپیه را دفتری می‌داند که در آن باید کلیه مکاتبات، صورت‌حساب‌های صادره و مراسلات شرکت به ترتیب تاریخ ثبت شود. هرچند در حال حاضر استفاده سنتی از دفتر کپیه منسوخ شده، اما نگهداری منظم رونوشت مکاتبات و اسناد مالی به صورت فیزیکی یا دیجیتال همچنان الزامی است. امروزه این کار بیشتر با ثبت شماره و تاریخ نامه‌ها و اسناد صادره و وارده در سیستم‌های الکترونیکی انجام می‌شود.

چه اشخاصی مشمول پلمپ دفاتر هستند؟

تمامی اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند، ملزم به پلمپ دفاتر خود هستند. علاوه بر این، اشخاص حقیقی مشمول گروه اول آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم نیز باید این دفاتر را پلمپ کنند.

این گروه شامل افراد زیر می‌شود:

صاحبان کسب‌وکارهایی که فروش سالانه آنها بیش از سه میلیارد تومان باشد.
اشخاص حقیقی ارائه‌دهنده خدمات نظیر وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان که درآمد سالانه‌شان بیش از یک و نیم میلیارد تومان باشد.
دارندگان کارت بازرگانی و فعالان حوزه واردات و صادرات.
صاحبان کارخانه‌ها، واحدهای تولیدی و معادن دارای پروانه بهره‌برداری.
هتل‌های سه ستاره به بالا، بیمارستان‌ها، کلینیک‌های تخصصی و زایشگاه‌ها.
صاحبان صرافی‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز.
تشکل‌های قانونی از جمله انجمن‌ها، اتحادیه‌های صنفی و احزاب سیاسی.

مراحل پلمپ دفاتر شرکت تازه‌تأسیس

پلمپ دفاتر تجاری امروزه به‌طور کامل از طریق سامانه الکترونیکی اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. برای انجام این فرآیند باید مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:

۱. ورود به سامانه پلمپ دفاتر تجاری: ابتدا به بخش مربوطه در سامانه رسمی اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و نوع شخص متقاضی (حقوقی یا حقیقی) را انتخاب نمایید.

۲. تکمیل اطلاعات شخصیت حقوقی: اطلاعاتی مانند شناسه ملی، شماره ثبت، تابعیت، شماره تلفن ثابت و کد پستی شرکت باید در فرم‌های مربوطه وارد شود. همچنین تاریخ شروع سال مالی و ماه مالی شرکت مشخص می‌گردد.

۳. ثبت آدرس محل دریافت دفاتر: دفاتر پلمپ‌شده به آدرس درج‌شده در این قسمت ارسال می‌شود. بنابراین آدرس باید دقیق و کامل نوشته شود.

۴. بررسی و تأیید اطلاعات: پس از تکمیل فرم‌ها، اطلاعات شخصیت حقوقی نمایش داده می‌شود که باید به‌دقت بررسی و در صورت صحت تأیید گردد. در این مرحله یک شماره پیگیری اختصاصی صادر خواهد شد.

۵. معرفی تکمیل‌کننده اطلاعات: اطلاعات یکی از اعضای هیئت‌مدیره به‌عنوان تکمیل‌کننده اصلی وارد می‌شود. سپس مشخصات سایر اعضا و حدود اختیارات امضای آنها در سامانه درج می‌گردد.

۶. انتخاب نوع دفاتر مورد تقاضا: در این قسمت باید نوع دفتر (روزنامه یا کل) و تعداد برگ‌های مورد نیاز مشخص شود.

۷. تأیید نهایی و ارسال مدارک: پس از بررسی صحت اطلاعات، اظهارنامه پلمپ دفاتر همراه با سایر مدارک قانونی چاپ شده و پس از امضاء باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد. دفاتر پلمپ‌شده پس از طی مراحل اداری برای شرکت ارسال خواهد شد.

نکات پایانی و اهمیت پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر نه تنها یک الزام قانونی است بلکه به مدیران شرکت امکان می‌دهد تا اسناد مالی خود را به‌صورت رسمی و با قابلیت استناد نگهداری کنند. در صورت عدم پلمپ دفاتر، شرکت در معرض جرایم مالیاتی قرار می‌گیرد و نمی‌تواند از این دفاتر به عنوان سند دفاعی در مراجع قانونی استفاده کند.

مدیران شرکت‌های تازه‌تأسیس باید توجه داشته باشند که پلمپ دفاتر باید پیش از آغاز سال مالی جدید انجام شود. همچنین رعایت نظم در ثبت اطلاعات روزانه و هفتگی در این دفاتر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا هرگونه تأخیر یا خطا می‌تواند مشکلات متعددی در تهیه صورت‌های مالی و پرداخت مالیات ایجاد کند.

این پست چقدر مفید بود؟

برای امتیاز دادن روی ستاره کلیک کنید!

میانگین امتیاز / 5. تعداد آرا:

تاکنون هیچ رأیی ثبت نشده است! اولین نفری باشید که به این پست امتیاز می‌دهد.

جدیدترین نوشته های ما

فرق بین جواز تاسیس و پروانه بهره برداری
فرق بین جواز تاسیس و پروانه بهره برداری: راهنمای کامل اخذ مجوزهای صنعتی یکی از مهم‌ترین مسائل برای راه‌اندازی واحدهای
بررسی مشکلات رایج در دریافت جواز تأسیس
دریافت جواز تأسیس یکی از مراحل اساسی و حیاتی در راه‌اندازی کسب‌وکارهای صنعتی و تولیدی است. این جواز، در واقع
پیگیری وضعیت صدور سند تک برگ آنلاین
پیگیری وضعیت صدور سند تک برگ آنلاین در دنیای امروز که خدمات دولتی به‌سمت دیجیتالی شدن حرکت کرده‌اند، صدور سند

سوالات متداول

مدارک لازم برای ثبت شرکت چه مدارکی است؟

مدارک لازم برای ثبت شرکت شامل شناسنامه و کارت ملی اعضاست. همچنین داشتن یک آدرس دارای کد پستی، کد ثنا و یک شماره موبایل ضروری است.

برای ثبت شرکت چه مدرک تحصیلی لازم است؟

برای ثبت شرکت مدرک تحصیلی نیاز نیست.

مدت زمان ثبت شرکت چقدر است؟

مدت زمان لازم برای ثبت شرکت و دریافت شماره ثبت و شناسه ملی معمولاً بین ۷ تا ۱۰ روز کاری است. پس از آن، آگهی تأسیس حدود ۷ روز بعد در روزنامه رسمی منتشر می‌شود.

فرآیند ثبت شرکت به طور کلی در سه مرحله انجام می‌شود:

تأیید نام شرکت: نام پیشنهادی توسط اداره ثبت بررسی می‌شود. این مرحله معمولاً ۱ تا ۴ روز کاری زمان می‌برد (در شهرستان‌ها اغلب ۲ روزه انجام می‌شود).
تحویل مدارک: متقاضی مدارک لازم را در اختیار تیم آتی ثبت قرار می‌دهد تا ادامه مراحل انجام شود.
تأیید مدارک: مدارک به اداره ثبت ارسال می‌شود و معمولاً ۵ تا ۷ روز زمان می‌برد تا شماره ثبت و شناسه ملی صادر شود. پس از این مرحله، شرکت به صورت رسمی ثبت می‌گردد.

چه نیازی به مشاوره ما دارید؟

ثبت شرکت دارای قوانین و جزئیاتی است که همه با آن آشنایی ندارند و صرفاً وارد کردن اطلاعات در سامانه کافی نیست. برای انجام درست این فرآیند، مشاوره تخصصی ضروری است.

ممکن است اصلاً نیازی به ثبت شرکت نداشته باشید، یا ندانید چه نوع شرکتی و با چه موضوعی مناسب شماست. همچنین بعد از ثبت هم مراحل خاصی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشید. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود از مشاوران باتجربه کمک بگیرید.

موسسه آتی ثبت با تیمی متخصص در زمینه ثبت انواع شرکت و ارائه مشاوره‌های دقیق و حرفه‌ای، آماده همراهی شماست. مشاوره صحیح پیش از راه‌اندازی کسب‌وکار، نقش مهمی در موفقیت شما خواهد داشت.

ثبت شرکت چه شرایطی دارد؟

برای ثبت شرکت رعایت چند شرط ضروری است:

نباید سوء پیشینه کیفری داشته باشید.
نباید کارمند رسمی دولت باشید.
نباید بدهی یا مشکل مالیاتی داشته باشید.
نباید جزو بدهکاران بانکی باشید، چون در ابتدای ثبت نیاز به افتتاح حساب بانکی وجود دارد.

مدارک لازم برای شرکت های سهامی خاص کدامند؟

تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضا (حداقل ۵ نفر)
داشتن کد ثنا و سیم‌کارت به نام برای همه اعضا
اصل مجوز فعالیت از سازمان یا نهاد مربوطه (در صورت نیاز با توجه به موضوع شرکت)
اصل فیش بانکی مربوط به واریز ۳۵ درصد از سرمایه اولیه شرکت

مدارک لازم برای شرکت با مسئولیت محدود کدامند؟

تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضا (حداقل ۲ نفر)
داشتن کد ثنا و سیم‌کارت به نام برای همه اعضا
اصل مجوز فعالیت از نهاد یا سازمان مربوطه (در صورت نیاز بر اساس موضوع فعالیت)
گواهی واریز کامل سرمایه شرکت به حساب بانکی در شرف تأسیس

ثبت شرکت چقدر هزینه دارد؟

در ثبت شرکت هزینه‌ها به دو دسته ثابت و متغیر تقسیم می‌شوند.

هزینه‌های ثابت شامل مواردی مانند تهیه پوشه، گیره و هزینه انتخاب نام شرکت است که همیشه باید پرداخت شوند.

هزینه‌های متغیر بستگی به چند عامل دارد:

میزان سرمایه اولیه: هرچه سرمایه بیشتر باشد، هزینه حق‌الثبت افزایش می‌یابد و اعتبار شرکت نیز بالاتر می‌رود.
نوع شرکت: شرکت‌ها انواع مختلفی مثل تعاونی، سهامی خاص، مسئولیت محدود و غیره دارند که نوع آن روی هزینه‌ها تاثیر می‌گذارد.
محل شرکت: ثبت شرکت در مناطق آزاد معمولاً هزینه بیشتری نسبت به ثبت در مناطق اصلی کشور دارد.

ثبت چه نوع شرکتی بهتر است؟

بسیاری از متقاضیان ثبت شرکت این سوال را دارند که چه نوع شرکتی مناسب است. انتخاب نوع شرکت بستگی به نیازها، اهداف و شرایط شما دارد و نمی‌توان یک نوع را برتر از دیگری دانست. در ادامه به برخی تفاوت‌های اصلی انواع شرکت‌ها اشاره می‌کنیم:

تعداد شرکا: برای ثبت شرکت سهامی خاص حداقل ۵ شریک لازم است، بنابراین با کمتر از این تعداد نمی‌توان این نوع شرکت را ثبت کرد.
بازرس: شرکت سهامی خاص نیاز به دو بازرس دارد، اما در شرکت مسئولیت محدود معمولاً نیازی به بازرس نیست مگر اینکه تعداد شرکا بیش از ۱۲ نفر باشد که در این صورت دو بازرس لازم است.
میزان سرمایه اولیه: در شرکت سهامی خاص باید حداقل ۳۵ درصد سرمایه اولیه در حساب بانکی سپرده‌گذاری شود، اما در شرکت مسئولیت محدود باید کل سرمایه به‌صورت کامل پرداخت شود.

در ایران، شرکت مسئولیت محدود بیشترین ثبت را دارد و پس از آن به ترتیب شرکت‌های سهامی خاص، تعاونی، تضامنی، نسبی، مختلط سهامی و مختلط غیرسهامی قرار می‌گیرند.

حداقل میزان سرمایه برای ثبت شرکت چه مقداری است؟

همان‌طور که اشاره شد، انواع مختلف شرکت‌ها باعث تفاوت در میزان سرمایه اولیه برای ثبت آن‌ها می‌شود. در قانون تجارت ایران، به جز شرکت سهامی خاص که حداقل ۱۰۰ هزار تومان سرمایه اولیه نیاز دارد، سرمایه خاصی برای سایر شرکت‌ها تعیین نشده است.

هرچند در سال‌های اخیر برای شرکت مسئولیت محدود نیز این مبلغ به عنوان سرمایه اولیه در نظر گرفته شده، اما این سرمایه در واقع نشان‌دهنده اعتبار شرکت است. با توجه به شرایط فعلی، مبلغ ۱۰۰ هزار تومان اعتبار کمی برای شرکت به حساب می‌آید و توصیه می‌شود این سرمایه را افزایش دهید.

نام شرکت چگونه مشخص می شود؟

در ثبت شرکت، انتخاب و تأیید نام یکی از مراحل مهم است. انتخاب نام نامناسب باعث طولانی شدن روند ثبت می‌شود، چون در صورت رد نام باید مجدداً نام‌های جدید پیشنهاد دهید و منتظر تأیید کارشناسان بمانید. نکات مهم در انتخاب نام شرکت عبارتند از:

از نام‌های غیر فارسی استفاده نکنید.
نام افراد مشهور و سرشناس قابل استفاده نیست.
نام باید معنای مشخصی در فرهنگ لغت داشته باشد.
نام انتخابی نباید با نام شرکت‌های قبلی مشابه باشد.
استفاده از اعداد فقط به صورت حروفی مجاز است.
استفاده از نام کشور ایران و موارد مشابه ممنوع است.

همچنین:

نام شرکت قابل واگذاری به شخص دیگر نیست.
نام انتخاب شده برای یک ماه رزرو می‌شود و اگر ثبت ادامه نیابد، دیگران می‌توانند از آن استفاده کنند.

بعد از ثبت یک شرکت چه کارهایی انجام می شود؟

بعد از ثبت قانونی شرکت، چند کار مهم و ضروری باید انجام دهید:

انتشار آگهی در روزنامه رسمی: پس از دریافت شماره ثبت، باید آگهی شرکت را در روزنامه رسمی منتشر کنید تا سایر شرکت‌ها از ثبت شرکت شما مطلع شوند. این کار برای مراحل بعدی شرکت ضروری است.
پلمپ دفاتر قانونی: پلمپ دفاتر مالی به نظم و سادگی حسابرسی کمک می‌کند و در تعیین مالیات اهمیت بالایی دارد.
دریافت کد اقتصادی: این کد برای انجام امور مالی رسمی، تشکیل پرونده مالیاتی و تعیین حوزه مالیاتی لازم است.
اخذ گواهی ارزش افزوده: برای قرارداد بستن با شرکت‌های خصوصی یا دولتی ضروری است و در نبود آن ممکن است قسمتی از مطالباتتان پرداخت نشود.
تکمیل و ارائه اظهارنامه مالیاتی: معمولاً تا تیر ماه هر سال باید اظهارنامه مالیاتی خود را تکمیل کنید و برای آن مهلت دارید.

مالیات یک شرکت چگونه تعیین می شود؟

یکی از سوالات مهم مالی شرکت‌ها درباره میزان مالیات آن‌ها است. مالیات بر اساس درآمد، تراکنش‌های مالی و سود شرکت تعیین می‌شود.

برخی تصور می‌کنند شرکت‌های تازه‌تأسیس از پرداخت مالیات معاف‌اند، اما این درست نیست. اگر به موقع برای دریافت گواهی ارزش افزوده، کد اقتصادی و تکمیل اظهارنامه مالیاتی اقدام کنید، ممکن است مشمول تخفیف مالیاتی شوید.

مالیات سالانه شرکت‌ها برابر با ۲۵ درصد سود سالیانه آن‌ها است.

آیا امکان ثبت شرکت برای اتباع خارجی وجود دارد؟

اتباع خارجی از هر کشوری می‌توانند به راحتی در ایران شرکت ثبت کنند. آن‌ها می‌توانند به صورت فردی یا همراه با یک شخص ایرانی اقدام به ثبت شرکت نمایند و هیچ محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.